萬(wàn)達(dá)集團(tuán)獲得全國(guó)檔案資源開(kāi)發(fā)利用“特別案例”獎(jiǎng)。433家單位參評(píng)，僅5家獲“特別案例”獎(jiǎng)。萬(wàn)達(dá)為何獲最高肯定？
2021年12月20日，國(guó)家檔案局發(fā)布通知表彰先進(jìn)。其中，“萬(wàn)達(dá)集團(tuán)檔案部門利用黨史檔案資源助力企業(yè)發(fā)展”等5個(gè)案例被評(píng)選為慶祝建黨百年特別案例。
除了名單中排在第一位的萬(wàn)達(dá)集團(tuán)，還有國(guó)家自然資源部、國(guó)家電網(wǎng)、中國(guó)船舶技術(shù)檔案館和南光集團(tuán)。這是萬(wàn)達(dá)檔案管理工作第一次獲此殊榮，是褒獎(jiǎng)更是激勵(lì)。
433家參評(píng)、僅5家獲得特別案例獎(jiǎng)。萬(wàn)達(dá)憑啥獲此殊榮？
數(shù)字揭秘萬(wàn)達(dá)館藏檔案數(shù)量
這次獲獎(jiǎng)，是檔案工作打造文化品牌、助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)的生動(dòng)體現(xiàn)。它的背后，是一套強(qiáng)大的信息化、智能化檔案管理體系，是萬(wàn)達(dá)檔案管理人員一絲不茍的工作作風(fēng)，是萬(wàn)達(dá)“讓一切工作成為精品”的企業(yè)文化。
像萬(wàn)達(dá)這樣規(guī)模的企業(yè)，檔案管理規(guī)模有多大？
一組數(shù)字揭秘：萬(wàn)達(dá)共有980個(gè)檔案室，館藏總量近170萬(wàn)卷、1300萬(wàn)份。
檔案室
一個(gè)詞概括萬(wàn)達(dá)檔案管理秘訣
1300萬(wàn)檔案，如何能讓有需要的單位和員工一查即到、一找即有、有借有還、流轉(zhuǎn)有序？
一個(gè)詞，信息化。萬(wàn)達(dá)從2011年開(kāi)始推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)快速高效利用檔案資源的目標(biāo)，極大的提高了檔案利用效率。
萬(wàn)達(dá)的檔案管理系統(tǒng)已取得國(guó)家版權(quán)局頒布的《計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)證書》，擁有獨(dú)立自主的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
萬(wàn)達(dá)檔案管理有四大亮點(diǎn)
得益于高度信息化、智能化，萬(wàn)達(dá)檔案管理工作具備四大亮點(diǎn)。
亮點(diǎn)一：檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，檔案員不用自己錄入檔案數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)推送。
檔案系統(tǒng)目前與6大業(yè)務(wù)系統(tǒng)完成對(duì)接，日常業(yè)務(wù)工作中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、文件等，實(shí)時(shí)推送至檔案系統(tǒng)，檔案員看著目錄就可以收繳、整理實(shí)體檔案，極大地減少了檔案員編制目錄及上傳電子掃描件的工作。
亮點(diǎn)二：全集團(tuán)統(tǒng)一檔案檢索平臺(tái)，100秒之內(nèi)找到你要的檔案。
2021年，全集團(tuán)在線利用檔案近9000份，較2020年上漲79%。大幅上漲的背后，體現(xiàn)的是集團(tuán)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)齊全和檢索利用便利這兩大特點(diǎn)。集團(tuán)的檔案管理系統(tǒng)提供多維度的查詢方式，不僅可以直接查文件名稱，也可以根據(jù)萬(wàn)信的公司組織架構(gòu)、檔案類別、年份等維度進(jìn)行“盲找”，100秒之內(nèi)肯定能找出你要的檔案。
亮點(diǎn)三：充分利用檔案數(shù)據(jù)智能看板，實(shí)時(shí)監(jiān)督全集團(tuán)檔案運(yùn)行。
集團(tuán)的“檔案管理智能看板”是對(duì)全集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)的高度集成，不僅能實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)全集團(tuán)檔案總量、借閱總量、移交總量、庫(kù)房總量及其分布情況，監(jiān)督其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)推送檔案數(shù)據(jù)情況，還可以有效防控檔案數(shù)據(jù)安全，對(duì)“拖延歸檔、超期借閱、異常下載、蓄意刪除”等行為進(jìn)行監(jiān)控。
檔案管理智能看板
亮點(diǎn)四：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)，急速盤點(diǎn)檔案。
集團(tuán)檔案管理工作借助先進(jìn)的RFID技術(shù)，以標(biāo)簽、盤點(diǎn)車、門禁等設(shè)備關(guān)聯(lián)檔案管理系統(tǒng)，將人工管理、人工盤點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄茉O(shè)備進(jìn)行管理。集團(tuán)總部檔案室的檔案上貼有RFID標(biāo)簽，并與門禁、借閱板等設(shè)備進(jìn)行綁定，有效保證檔案實(shí)體安全。而使用盤點(diǎn)車，實(shí)現(xiàn)了1小時(shí)盤點(diǎn)1350份檔案的記錄，較人工盤點(diǎn)提高26倍。
物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理系統(tǒng)
看完這篇文章，你是不是對(duì)檔案管理有了不一樣的理解？它能讓“舊史料”煥發(fā)新生命，讓檔案助力企業(yè)經(jīng)營(yíng)，它可以很神秘、很安全，同樣可以很便捷、很透明。你一般接觸不到它，可它就在悄無(wú)聲息地為你服務(wù)。